Quittance de loyer : modèle gratuit à remplir + générateur PDF (2026)

Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?

La quittance de loyer est un document que le bailleur remet à son locataire pour attester qu'il a bien reçu le paiement du loyer et des charges pour une période donnée, généralement le mois écoulé. Contrairement à ce qu'on imagine parfois, elle n'a rien d'un document réservé aux gros bailleurs ou aux agences : c'est une simple pièce administrative, mais qui pèse lourd dans la vie quotidienne du locataire.

Pour le locataire, la quittance sert de preuve de paiement régulier. Elle est demandée dans de nombreuses démarches :

• Dossier CAF / APL : pour justifier le montant du loyer réellement payé et calculer une éventuelle aide au logement.
• Constitution d'un dossier de location : un futur bailleur demande très souvent les 3 dernières quittances pour évaluer la fiabilité d'un candidat locataire.
• Demande de prêt bancaire : les banques s'appuient sur les quittances pour vérifier la régularité des charges de logement du demandeur.
• Litige ou contentieux : en cas de désaccord sur des sommes versées, la quittance fait foi.

Pour vous, en tant que bailleur, la délivrer régulièrement est à la fois une obligation légale (nous y revenons plus bas) et un geste qui entretient une relation de confiance avec votre locataire. C'est aussi un excellent réflexe de gestion : un historique de quittances bien tenu simplifie votre comptabilité, vos déclarations de revenus fonciers et le suivi de vos encaissements mois après mois.

Beaucoup de bailleurs découvrent l'importance de ce document au pire moment : quand un locataire quitte le logement et réclame d'un coup les quittances des deux dernières années pour un dossier de prêt, ou quand la CAF demande une pièce justificative datée précisément. Reconstituer a posteriori des mois de quittances manquantes, à partir de relevés bancaires épars, prend un temps disproportionné par rapport à l'effort qu'aurait représenté leur émission mensuelle au fil de l'eau. Un simple réflexe pris dès le premier mois de location évite cette course a posteriori.

À noter également : la quittance ne doit pas être confondue avec l'appel de loyer (le document envoyé en amont pour réclamer le paiement) ni avec le bail lui-même. Ce sont trois documents distincts, à des moments différents du cycle : l'appel de loyer précède le paiement, la quittance le suit et l'atteste, le bail encadre juridiquement l'ensemble de la location dans la durée.

Le modèle type : ce qu'il doit contenir

Une quittance de loyer n'a pas de formulaire officiel imposé par l'administration, mais certaines mentions sont indispensables pour qu'elle ait une réelle valeur probante. L'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 précise notamment que la quittance doit détailler les sommes versées en distinguant le loyer des charges (provisions pour charges).

Voici les mentions à faire figurer sur chaque quittance :

Retenez surtout la règle qui suscite le plus de questions : le loyer et les charges doivent apparaître séparément, jamais fondus dans un seul montant global. C'est une exigence légale, pas un simple détail de présentation. Pour le détail complet des obligations qui pèsent sur vous en tant que bailleur, notre article quittance de loyer : ce que dit la loi reprend le cadre applicable.

Dans le cas d'une colocation avec un seul bail signé par plusieurs colocataires, la quittance peut être établie au nom de l'ensemble des signataires, ou individuellement si chacun règle sa quote-part séparément sur votre compte. Le principe reste le même dans les deux cas : identifier clairement qui a payé, pour quel logement, sur quelle période, avec quelle répartition loyer/charges. Si un garant (caution) demande une copie pour son propre dossier, rien ne vous empêche de la lui transmettre, mais l'obligation légale de délivrance gratuite s'applique au locataire, pas au garant.

Modèle de texte complet à recopier

Si vous préférez rédiger votre quittance à la main ou dans un simple traitement de texte, voici un modèle que vous pouvez recopier et compléter avec vos propres informations. Les champs entre crochets sont à remplacer par vos données réelles.

Je soussigné(e) [Nom et prénom du bailleur], demeurant [adresse du bailleur], propriétaire du logement situé [adresse complète du logement loué], déclare avoir reçu de [Nom et prénom du locataire] la somme de [montant total] euros, décomposée comme suit :

— Loyer : [montant du loyer] €
— Provisions pour charges : [montant des charges] €

au titre du paiement du loyer et des charges pour la période du [date de début] au [date de fin], et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits.

Fait à [ville], le [date]
Signature du bailleur : [signature]

Ce texte reprend l'ensemble des mentions présentées plus haut. Vous pouvez l'adapter dans Word, l'imprimer, ou tout simplement le recopier à la main si votre location reste occasionnelle. Pour un usage mensuel récurrent en revanche, un générateur évite de refaire ce travail chaque mois, comme on le voit juste après.

Un point de vigilance sur ce modèle : la formulation « sous réserve de tous mes droits » n'est pas là par habitude stylistique. Elle rappelle que la quittance atteste uniquement de la réception du paiement pour la période indiquée, et ne vaut ni renonciation à réclamer d'autres sommes dues au titre du bail (dépôt de garantie, régularisation de charges antérieure, etc.), ni reconnaissance que le logement est rendu en bon état en fin de location. Gardez cette formule si vous rédigez votre quittance manuellement.

Word, Excel, PDF ou générateur en ligne : que choisir ?

Plusieurs solutions permettent d'établir une quittance. Voici, honnêtement, ce que chacune apporte et où elle montre ses limites.

Un modèle Word ou Excel convient si vous ne gérez qu'un seul bien et que vous êtes à l'aise avec la mise en forme. L'inconvénient : vous devez recalculer chaque mois le total, veiller vous-même à bien séparer loyer et charges, et repartir d'un fichier existant sans risquer d'écraser l'historique précédent par erreur. Sur la durée, avec plusieurs locataires ou plusieurs biens, les fichiers se multiplient et deviennent vite difficiles à retrouver.

Un PDF vierge trouvé en ligne, à remplir à la main ou via un lecteur PDF, fonctionne pour un usage ponctuel, mais présente les mêmes limites qu'un modèle Word : aucun calcul automatique, aucune garantie que le modèle respecte bien la distinction loyer/charges exigée par la loi, et rien qui vous alerte si le loyer n'a été payé que partiellement.

Certains bailleurs utilisent aussi un tableur Excel ou Google Sheets pour suivre l'ensemble de leurs encaissements sur l'année, puis exportent chaque ligne en quittance individuelle. C'est une méthode solide pour le suivi comptable global, mais elle demande de construire et maintenir soi-même une formule fiable de répartition loyer/charges, et de reproduire une mise en page correcte à chaque export — un travail que peu de bailleurs ont le temps d'entretenir rigoureusement sur plusieurs années.

Un générateur en ligne, comme le nôtre, change la donne sur trois points concrets :

• Calculs automatiques : vous renseignez le loyer et les charges, le total et la répartition sont calculés pour vous, sans risque d'erreur de saisie.
• Conformité intégrée : le document généré respecte la structure attendue par l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 (distinction loyer/charges, mentions obligatoires), sans que vous ayez à vous en soucier.
• Pas de mise en page à gérer : le PDF est prêt à l'emploi, propre, imprimable ou envoyable par email directement depuis l'outil.

Notre générateur va plus loin sur un point souvent oublié : si le montant renseigné ne correspond pas au loyer et aux charges dus dans leur intégralité, il bascule automatiquement la génération vers un reçu de paiement partiel plutôt qu'une quittance — c'est la seule formulation légalement correcte dans ce cas de figure (voir la section sur les erreurs fréquentes, un peu plus bas).

Si vous gérez cette tâche chaque mois pour un ou plusieurs locataires, la version Pro (6,90 €/mois ou 49 €/an, sans engagement) envoie automatiquement la quittance au locataire chaque mois, avec copie pour vous, et archive l'historique par location : pratique le jour où vous devez retrouver une quittance de plusieurs mois en arrière.

Un dernier avantage pratique, souvent sous-estimé : un générateur en ligne fonctionne depuis n'importe quel appareil, sans logiciel à installer. Si vous encaissez un loyer un dimanche soir depuis votre téléphone et que vous préférez émettre la quittance dans la foulée plutôt que de la reporter, il vous suffit d'un navigateur. Pas de fichier Word à retrouver sur un ordinateur précis, pas de version différente selon l'appareil utilisé.

Quand et comment l'envoyer

La quittance se délivre normalement chaque mois, une fois le loyer effectivement encaissé, et non par anticipation. Elle porte sur la période échue, pas sur une période à venir.

Sur le format d'envoi, la loi laisse le choix, avec une condition importante à respecter :

• Papier : remise en main propre, envoi postal ou dépôt dans la boîte aux lettres. Aucune condition particulière à respecter.
• Email (dématérialisé) : possible uniquement si le locataire a donné son accord exprès. Cet accord peut être demandé une seule fois, par exemple à l'entrée dans les lieux ou via un simple échange écrit, mais il doit rester clair et ne jamais être présumé.

Dans la pratique, un email avec le PDF en pièce jointe est aujourd'hui la solution la plus simple pour la grande majorité des bailleurs, à condition d'avoir obtenu cet accord au préalable. Gardez une trace de cet accord (un simple email de réponse du locataire suffit) au cas où la question serait un jour soulevée.

Sur la fréquence, certains bailleurs se demandent s'ils peuvent regrouper plusieurs mois en une seule quittance, par exemple quand le locataire règle un trimestre d'un coup. La logique reste la même : la quittance doit correspondre aux sommes effectivement reçues, pour une période clairement identifiée. Rien n'empêche d'émettre une quittance trimestrielle si le paiement est bien trimestriel et intégral, à condition que la période couverte soit sans ambiguïté (par exemple « juillet à septembre 2026 ») et que le détail loyer/charges reste visible, mois par mois ou en cumulé selon ce qui est le plus lisible pour votre locataire.

Les erreurs fréquentes des bailleurs

Trois erreurs reviennent régulièrement, parfois par méconnaissance, parfois par habitude héritée d'une autre location. Autant les avoir clairement en tête.

Facturer la quittance au locataire. C'est l'erreur la plus grave juridiquement : l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 est explicite, la quittance doit être délivrée gratuitement dès lors que le locataire en fait la demande. Facturer ce document, même quelques euros de « frais administratifs », est interdit.

Délivrer une quittance sur un paiement partiel. Si le locataire n'a versé qu'une partie du loyer dû (par exemple 400 € sur 650 € attendus), vous ne devez pas établir une quittance mais un reçu, qui ne solde pas la dette et n'atteste que du montant réellement encaissé. Confondre les deux peut être interprété, en cas de litige, comme une reconnaissance que le loyer a été payé en intégralité, ce qui vous prive ensuite d'un argument utile dans une éventuelle procédure. Nous détaillons la marche à suivre dans notre article dédié au reçu de paiement partiel.

Oublier la distinction loyer/charges. Indiquer un seul montant global (« reçu 650 € pour juillet ») sans détailler la part de loyer et la part de charges est une pratique courante, mais non conforme. Cette distinction sert notamment de base à la régularisation annuelle des charges : sans elle, difficile de justifier vos calculs si le locataire venait à les contester.

Une dernière prudence, indépendante de la quittance elle-même : si vous subissez des retards ou des impayés récurrents, une assurance loyers impayés (GLI) peut sécuriser vos revenus locatifs. Les tarifs pratiqués se situent, à titre indicatif, souvent entre 2 et 4 % du loyer annuel charges comprises selon les contrats — nous détaillons le fonctionnement et les précautions à connaître dans notre guide sur l'assurance loyers impayés.

Une quatrième maladresse, moins grave juridiquement mais fréquente : antidater ou postdater une quittance pour « arranger » un dossier (par exemple pour aider un locataire à obtenir un logement suivant plus vite). Au-delà du risque que cela fait courir en cas de contrôle ou de litige ultérieur, une quittance doit refléter la réalité des paiements : la date d'émission et la période couverte doivent correspondre à ce qui s'est réellement passé.

Une cinquième erreur, plus discrète, concerne les bailleurs qui gèrent plusieurs biens : réutiliser un fichier d'un logement pour un autre sans bien vérifier l'adresse, le nom du locataire ou le montant, en changeant uniquement la date. Le risque est réel dès qu'on gère plus de deux ou trois locations en parallèle : une adresse oubliée ou un montant non mis à jour transforme la quittance en document erroné, potentiellement source de confusion si elle doit un jour servir de preuve. Un outil qui repart d'une fiche par location, plutôt que d'un fichier générique copié-collé, réduit mécaniquement ce risque.

Combien de temps conserver ses quittances

Aucun texte n'impose une durée de conservation spécifique aux quittances elles-mêmes, mais un repère juridique permet de raisonner utilement : l'article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 fixe à 3 ans la prescription des actions dérivant d'un contrat de bail d'habitation.

Concrètement : passé ce délai de 3 ans, une action en justice liée au bail (par exemple une contestation sur un paiement) devient en principe irrecevable. Conserver vos quittances 3 ans minimum couvre donc la période de risque contentieux la plus probable.

Par prudence, beaucoup de bailleurs choisissent de conserver leurs quittances plus longtemps : 5 ans est une durée souvent recommandée, notamment pour couvrir d'éventuelles demandes tardives (dossier de prêt du locataire des années après son départ, contrôle sur vos revenus fonciers, etc.). Il ne s'agit pas d'une obligation légale au-delà de 3 ans, mais d'une marge de sécurité raisonnable : vérifiez au besoin auprès de votre comptable ou de l'ADIL si votre situation présente une particularité.

Avec un générateur qui archive automatiquement l'historique par location, cette question ne se pose d'ailleurs plus vraiment : chaque quittance reste accessible aussi longtemps que nécessaire, sans dossier papier à retrouver au fond d'un tiroir.

Si vous conservez vos quittances au format papier, un simple classeur par location, trié par année, suffit largement : l'essentiel est de pouvoir remettre la main sur un mois précis en quelques minutes si le besoin se présente, sans avoir à reconstituer un historique à partir de relevés bancaires. Au format numérique, un dossier par locataire avec un fichier par mois (nommé par exemple « 2026-07-quittance ») rend la recherche tout aussi rapide.

Questions fréquentes

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

Elle n'est pas automatique, mais elle devient obligatoire dès que le locataire en fait la demande : l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose alors au bailleur de la transmettre gratuitement. En pratique, la plupart des bailleurs l'envoient chaque mois sans attendre la demande, ce qui évite toute discussion et rassure le locataire sur la bonne tenue du dossier.

Peut-on facturer des frais pour établir une quittance ?

Non. La délivrance de la quittance doit être gratuite, quel que soit le mode de transmission choisi (papier ou email). Facturer ce document, même sous forme de « frais administratifs » ou de « frais de dossier », est interdit par la loi.

Quelle différence entre quittance et reçu de paiement ?

La quittance atteste que le loyer et les charges ont été payés intégralement pour la période concernée. Le reçu, lui, s'utilise quand le paiement n'est que partiel : il constate la somme réellement versée, sans solder la dette restante ni valoir quittance pour le mois en question.

Peut-on envoyer la quittance par email ?

Oui, à condition d'avoir obtenu l'accord exprès du locataire pour une transmission dématérialisée. Cet accord peut être recueilli une seule fois, en début de location, et vaut ensuite pour les envois suivants. Sans cet accord, privilégiez un envoi papier.

Faut-il une quittance différente pour le loyer et pour les charges ?

Non, un seul document suffit, mais il doit impérativement détailler séparément le montant du loyer et celui des provisions pour charges, plutôt que de fusionner les deux dans un total unique. C'est cette répartition qui sert de base, en fin d'année, à la régularisation des charges réelles.

Combien de temps garder ses quittances de loyer ?

Au minimum 3 ans, durée de la prescription applicable aux actions liées au bail (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Par prudence, de nombreux bailleurs conservent leurs quittances jusqu'à 5 ans, notamment pour couvrir d'éventuelles démarches administratives tardives d'un ancien locataire.